Het tweede hulpmiddel dat je bezwaarproces een boost geeft, zijn actuele briefsjablonen. Ondanks het prettige contact met de bezwaarmaker via de telefoon en bij een informeel overleg, ontkom je er als bezwaarbehandelaar niet aan dat je ook brieven moet sturen. Bijvoorbeeld wanneer je: 1) een bezwaarschrift ontvangt, 2) een hersteltermijn geeft bij een vormverzuim in het bezwaarschrift of 3) de bezwaarmaker uitnodigt voor een hoorzitting.

Daarom briefsjablonen actualiseren

Naast dat je vervelende foutjes in het sjabloon eindelijk eens verbetert, geeft het je de kans de brieven helder leesbaar voor de bezwaarmaker te schrijven. Bovendien kan je meteen kijken of de brieven AVG-proof zijn en juridisch correct. Een duidelijke brief aan de bezwaarmaker, met de juiste toon, en zonder fouten, getuigt van respect voor de bezwaarmaker. Een respectvolle behandeling draagt, net als bezwaarmaker zijn verhaal laten doen en hem uitleg geven over het proces, bij aan de mate waarin de bezwaarmaker zich procedureel rechtvaardig behandeld voelt. Voelt deze zich procedureel rechtvaardig behandeld? Dan kan hij zich makkelijker neerleggen bij een eventuele negatieve beslissing.

Hier kan je op letten

Hoe kan de brief op de bezwaarmaker overkomen? Is duidelijk wat de bezwaarmaker moet doen? Is het taalgebruik niet te veel jargon? Op directduidelijk.nl vind je meer schrijftips.

Dit levert het actualiseren van briefsjablonen op

Tijd en meer werkplezier voor de bezwaarbehandelaar. Dat is althans mijn mening. En ik ben vast niet de enige die het vervelend vindt om steeds weer een briefsjabloon aan te moeten passen omdat deze niet meer actueel is of omdat er een fout in staat. Is je brief direct duidelijk voor bezwaarmaker? Dan kan dit ook bijdragen aan de door bezwaarmaker te ervaren procedurele rechtvaardigheid.

Aan de slag

Genoeg redenen dus om snel aan de slag te gaan met het actualiseren van de briefsjablonen. Merk je dat niemand in je team tijd heeft om met de briefsjablonen aan de slag te gaan? Ik help jullie graag. Met mijn bezwaarproces boost zorg ik ervoor dat binnen 1 maand de basis voor het optimaal behandelen van bezwaarschriften weer op orde is, inclusief actuele briefsjablonen. Kijk op marxbezwaarbehandeling.nl/bezwaarproces-boost.