Het zevende hulpmiddel dat je bezwaarproces een boost geeft, is een format voor het opstellen van een reactie op het bezwaarschrift voor de vakambtenaar die tijdens de hoorzitting het bestuursorgaan vertegenwoordigt. In een reactie op het bezwaarschrift, ook wel toelichting, verweerschrift of dienststandpunt, geeft de vakafdeling waar het bestreden besluit is voorbereid haar kijk op het bezwaarschrift. Voor de hoorzitting is dit behulpzaam. Het kan meteen gaan waar het over moet gaan. Ook voor bezwaarmaker en degenen die gaan horen is het prettig om op voorhand te weten hoe de vakafdeling erin zit. Toch zit een verweerschrift niet altijd standaard bij de stukken.

Er zijn verschillende redenen voor het niet (standaard) opstellen van een reactie op het bezwaarschrift, bijvoorbeeld: 1) het kost te veel tijd om het op te stellen, 2) een vakafdeling is niet gewend het op te stellen vanuit het verleden of 3) het werk is zo georganiseerd dat het dossier pas kort voor de zitting wordt voorbereid en daardoor lukt het niet om een reactie op het bezwaarschrift tijdig voor de zitting aan te leveren.

Daarom een format voor een reactie op het bezwaarschrift

Het helpt de vakambtenaar die niet regelmatig als vertegenwoordiger van het bestuursorgaan optreedt, om voortaan wel een reactie op het bezwaarschrift aan te leveren. Het format geeft richting aan vakambtenaren over wat ze moeten opnemen als ze voor de hoorzitting willen (moeten?) reageren op het bezwaarschrift. Doordat de vakambtenaar precies weet wat interessant is voor de hoorcommissie hoeft deze geen energie te steken in het opnemen van andere zaken. Verder helpt het format de vakambtenaar bij de voorbereiding van de hoorzitting.

Wat staat er in het format voor een reactie op het bezwaarschrift

Een aantal kopjes met daaronder wat je precies wilt weten. Maak in de kop invulvelden voor gegevens die van belang zijn, bijvoorbeeld 1) de datum van de reactie op bezwaarschrift, 2) aan wie het gericht is, 3) wie het heeft opgesteld, 4) het onderwerp en 5) eventueel een registratienummer. Vergeet niet op te nemen dat de reactie op het bezwaarschrift bij de stukken hoort en ook wordt toegestuurd aan belanghebbenden.

Wat levert het format voor een reactie op het bezwaarschrift op

Tijd en duidelijkheid voor de vakambtenaren. De vakambtenaar hoeft geen zaken meer op te nemen voor de zekerheid, terwijl deze niet van belang zijn. Dit maakt dat de toelichting to the point is en niet onnodig lang is. Voor vakambtenaren die af en toe met bezwaren te maken hebben, is het fijn dat er duidelijkheid is over wat er precies van hen verwacht wordt. Hopelijk neemt het format drempels voor het opstellen van een reactie op het bezwaarschrift weg, met als gevolg dat er vaker een reactie op het bezwaarschrift bij de stukken zit. Wat de effectiviteit van de hoorzitting weer ten goede komt.

Aan de slag?

Genoeg redenen dus om snel een format voor een reactie op het bezwaarschrift te maken.
Merk je dat niemand in je team tijd heeft om het format te maken? Ik help jullie graag. Met mijn bezwaarproces boost zorg ik ervoor dat binnen 1 maand de basis voor het optimaal behandelen van bezwaarschriften weer op orde is, inclusief een format voor een reactie op het bezwaarschrift. Kijk op bezwaarproces boost.