Het achtste hulpmiddel dat je bezwaarproces een boost geeft, is een checklist voor het voorzitten van een hoorzitting. Te gebruiken bij alle soorten hoorzittingen (commissie en ambtelijk). Denk je ook wel eens na een hoorzitting “Oh nee, vergeten te vertellen hoe het proces nu verder gaat.” of “Jammer dat ik vergeten ben het doel van de hoorzitting te benoemen. Dat had veel vragen kunnen voorkomen”. Met deze checklist gebeurt dit je niet meer. De checklist zorgt dat je geen belangrijke informatie meer vergeet te vertellen aan de start en bij het afronden van de hoorzitting.

Daarom een checklist voorzitten hoorzitting

Voor bezwaarmakers is een hoorzitting over het algemeen spannend. Ze zitten met veel vragen. Een deel van deze vragen kun je op voorhand wegnemen met bijvoorbeeld een informerende illustratie bij de uitnodiging voor de hoorzitting. Andere vragen neem je weg bij de start van de hoorzitting. Dit is namelijk het moment om bezwaarmakers op hun gemak te stellen en uit te leggen hoe het komende half uur (meestal) er uit gaat zien. Maar dan moet je dat wel doen en niet vergeten, om welke reden dan ook. Ben je bij de start van de hoorzitting duidelijk geweest, dan merk je dat dit de kwaliteit van de hoorzitting verhoogt. De hoorzitting verloopt soepel. Vergeet je iets te zeggen, dan komt dat vaak ergens tijdens de hoorzitting als een boemerang terug en heb je werk te verrichten om het weer over de inhoud te kunnen hebben. Dit gebeurt je niet meer als je de checklist voorzitten hoorzitting gebruikt.

Dit staat er in de checklist

Met deze checklist neem je bezwaarmaker bij de start van de hoorzitting mee in het doel van de hoorzitting, de rollen van alle aanwezigen en de gang van zaken tijdens de hoorzitting. Bij de afsluiting neem je bezwaarmaker mee in hoe nu verder. Neem punt voor punt op waar je de aanwezigen bij de hoorzitting over wilt informeren. Neem voorbeeld zinnetjes op als ondersteuning.

Om de uniformiteit van het horen te bevorderen, maak je de checklist samen met je team. Een leuke manier om dit te doen is met een workshop “Houding en bejegening op de hoorzitting”. Bij deze workshop zitten jullie eens aan de andere kant van de tafel als bezwaarmaker, vergunninghouder en vertegenwoordiger van de vakafdeling, terwijl er een aantal korte scenes worden gespeeld. Zo kun je zelf ervaren hoe het is als de voorzitter van de hoorzitting bepaalde informatie niet deelt met jullie en natuurlijk hoe het is als die informatie wel gedeeld wordt. Samen komen jullie tot een manier van horen die bij jullie organisatie past en die verwerk je in de checklist. De checklist helpt jullie voortaan volgens deze wijze te horen.

Dit levert een checklist op

Werken met de checklist zorgt voor goed geïnformeerde partijen bij de hoorzitting. Je vergeet geen belangrijke informatie te vertellen en neemt iedereen mee in wat hij kan verwachten bij de hoorzitting. Dit verhoogt de kwaliteit van de hoorzitting. Ook kan het bijdragen aan de door bezwaarmaker ervaren procedurele rechtvaardigheid.

Aan de slag

Genoeg redenen dus om snel een checklist voor het voorzitten van een hoorzitting te maken. Merk je dat niemand in je team tijd heeft om de checklist te maken? Ik help jullie graag. Met de Bezwaarproces Boost zorg ik ervoor dat binnen 1 maand de basis voor het optimaal behandelen van bezwaarschriften weer op orde is, inclusief een checklist voor het voorzitten van een hoorzitting. Kijk op bezwaarproces boost.

Interesse in een workshop “Houding en bejegening op de hoorzitting”? Neem contact op en ik vertel je er alles over.