Het negende hulpmiddel dat je bezwaarproces een boost geeft, is het beschrijven van het werkproces in een werkinstructie. Een plek waar alle werkafspraken bij elkaar staan. Waar je altijd even kan terugzoeken hoe je een bepaalde stap in het proces precies uitvoert. En waar je op kan terugvallen als er onduidelijkheid is binnen het team over de afgesproken werkwijze.

Daarom een werkinstructie

Het is heerlijk om te werken volgens je eigen werkwijze. Deze is in jouw ogen natuurlijk de beste. Bij de behandeling van bezwaren ben je alleen waarschijnlijk niet de enige die de bezwaren behandeld en werk je in team. En binnen een team maak je afspraken over hoe je met bepaalde zaken om gaat en hoe je bepaalde werkzaamheden moet uitvoeren. Dit is belangrijk om willekeur te voorkomen. Ook omdat het efficient werkt en extra werk voor een collega kan voorkomen. Vervelend is het als deze afspraken niet op één centrale plek zijn terug te vinden. Dit kost tijd. Want waar stonden die afspraken ook alweer. Dit maakt dat je het misschien toch even gaat doen zoals je het zelf het handigst vindt. En dit kan best anders zijn dan jullie hebben afgesproken. Weg uniform werken.

Dit staat er in een werkinstructie

In ieder geval staan alle stappen in het proces beschreven in de werkinstructie. Per stap staat beschreven wie wat doet en wanneer. Dit voorkomt dubbel werk en discussie over wie wat doet. Je kunt nog een slag dieper gaan en ook aangeven hoe je een bepaalde stap doet. Bijvoorbeeld welke gegevens je moet invullen in het zaaksysteem of waar je het juiste sjabloon vindt. Een werkinstructie op dit niveau is een fijn naslagwerk en ideaal voor nieuwe collega’s. Die maken een vliegende start want hoeven niet bij ieder stapje te vragen wat de afspraken zijn en hoe ze de stap moeten uitvoeren.

Een werkinstructie kan prima door één persoon worden opgesteld. Zorg er wel voor dat de rest van het team de mogelijkheid krijgt hierop te reageren. Besteed hier een teamoverleg aan, zodat de werkinstructie breed gedragen is. Dit vergroot de kans dat iedereen daadwerkelijk gaat werken volgens de afgesproken werkwijze. Ander belangrijk punt is dat iemand de werkinstructie na ieder werkoverleg bijwerkt. Niks zo vervelend als informatie die niet up-to-date is.

Dit levert een werkinstructie op

Tijd! Je hoeft niet meer te zoeken naar werkafspraken. Je voorkomt dubbelwerk. En geen discussies meer over wie wat doet. En ook geen discussies meer over zaken die jullie allang besproken hebben en waar al een besluit over genomen is. Alles is terug te vinden in de werkinstructie. Dit zorgt voor minder irritatie. Verder bevordert een werkinstructie uniform werken en helpt het willekeur voorkomen. Ook geeft het inzicht in de wijze waarop het bezwaarproces is georganiseerd. En dat geeft mogelijkheden om te kijken of je het bezwaarproces slimmer kan inrichten.

Aan de slag

Genoeg redenen dus om snel een werkinstructie te maken. Merk je dat niemand in je team tijd heeft om een werkinstructie te maken? Ik help jullie graag. Met de Bezwaarproces Boost zorg ik ervoor dat binnen 1 maand de basis voor het optimaal behandelen van bezwaarschriften weer op orde is, inclusief een werkinstructie. Lees hier alles over de bezwaarproces boost.