Wil jouw organi­sa­tie  aansluit­en bij de wensen en behoef­ten van haar in­woners?

Maatwerk leveren in ieder bezwaardossier en aanhaken bij het streven van het Rijk onnodige juridisering te voorkomen in het bestuursrecht?  

Implementeer dan de informele aanpak!

Informele aanpak

De bezwaarprocedure is in beweging. Steeds meer overheidsorganisaties zijn zich ervan bewust dat het bezwaarproces niet is bedoeld om besluiten in een quasi-rechterlijke setting louter op hun rechtmatigheid te beoordelen, maar om op een zo informeel mogelijke wijze een oplossing te vinden voor het geschil met de bezwaarmaker. Deze informele aanpak vergroot de tevredenheid van de burger over de overheid en kan het vertrouwen in de overheid versterken. Het vergroot de aanvaardbaarheid van overheidsbesluiten, in het bijzonder wanneer deze negatief zijn. En heeft gemiddeld een snellere doorlooptijd van procedures. Het leidt tot minder formele procedures. Uit onderzoek blijkt alleen dat dit bewustzijn en de afspraak op papier zetten dat voortaan op deze wijze gewerkt wordt, onvoldoende is om ook daadwerkelijk de informele aanpak toe te passen. Er is een verschil tussen theorie en praktijk. In de praktijk komt de informele aanpak maar moeilijk van de grond. 

Maar die tijd is voorbij.

 

 

Hoi, Ik ben Sanne

Toen ik 10 jaar geleden voor het eerst met de informele aanpak in aanraking kwam, wist ik niet beter dan dat dit de manier was om bezwaarschriften te behandelen. Bij binnenkomst van een bezwaarschrift eerst even bellen wat er precies aan de hand is en overleggen wat de beste wijze is om het bezwaarschrift te behandelen. En niet standaard een formeel traject doorlopen. Later kwam ik erachter dat dit niet het geval is. Ik heb vervolgens bij verschillende organisaties gebeld bij bezwaar en de informele aanpak succesvol geïmplementeerd. In al deze jaren heb ik veel kennis over de informele aanpak en de implementatie daarvan opgedaan en ik doe niets liever dan dit stap voor stap met jou en je organisatie te delen.

Jaar­programma: Implemen­teer de informele aanpak

Om de informele aanpak succesvol te implementeren moet er veel gebeuren, enorm veel. Hoe, wat en wanneer kun je natuurlijk zelf uitzoeken. Maar uit onderzoek blijkt dat de informele aanpak in de praktijk maar moeilijk van de grond komt. Het jaarprogramma “Implementeer de informele aanpak” is jouw shortcut en bespaart jou en je organisatie jaren aan proberen en falen. 

Wil je aan de slag met de informele aanpak én wil weten waar en hoe te beginnen? Doe mee met het jaarprogramma “Implementeer de informele aanpak”, waarin ik van jouw organisatie een informele aanpak organisatie maak. Ik neem je bij de hand en loop alle stappen door die je moet nemen als je de informele aanpak succesvol wilt implementeren. Ik vertel je waar je mee begint en in welke volgorde je alles het beste kunt doen, zodat je niets vergeet. Én ik geef je alle informatie, tools, templates en handvatten om het direct uit te voeren. Van begin tot eind.

De informele aanpak in de praktijk

Bezwaarmaker heeft bezwaar tegen de kap van 95 bomen. Bij het bellen bij bezwaar blijken bezwaarmaker en vergunninghouder open te staan voor een informeel overleg. Een onafhankelijke gespreksbegeleider (de bezwaarbehandelaar) begeleidt het gesprek. De uitkomst van het gesprek is dat de bomen gekapt worden, maar dat er een houtwal komt op een andere plek. Bezwaarmaker heeft zijn bezwaarschrift ingetrokken.

gemeente

Aan de eigenaar van een appartement is een onttrekkingsvergunning verleend. Hij wil in het appartement kamers gaan verhuren. De overige bewoners van het appartementsgebouw maken bezwaar tegen de verleende vergunning. In totaal zijn er 75 bezwaarschriften ingediend. Bij het bellen bij bezwaar blijken alle partijen open te staan voor een informeel overleg. De bezwaarmakers laten zich vertegenwoordigen door de Vereniging van eigenaren. Na twee informele overleggen is er, onder begeleiding van een onafhankelijke gespreksbegeleider, een voor alle partijen acceptabele oplossing gevonden. De vergunning blijft in stand en de vergunninghouder gaat duidelijke afspraken maken met de toekomstige kamerbewoners. Bezwaarmakers trekken hun bezwaren in.

gemeente

In verband met de bereikbaarheid van ambulances wordt in een verkeersbesluit besloten tot een parkeerverbod voor een deel van de straat. In een informeel overleg tussen de gemeente en bezwaarmaker, onder begeleiding van een onafhankelijke gespreksbegeleider, is gezocht naar mogelijke oplossingsrichtingen waarbij minder parkeerplekken zouden verdwijnen. De oplossing werd gevonden in het verkorten van de gele streep. Het verkeersbesluit is aangepast en bezwaarmaker heeft zijn bezwaarschrift ingetrokken.

gemeente

Dit zeggen mijn opdracht­gevers:

“Sanne heeft het team Bezwaar & Beroep in haar periode bij het JKC enorm geholpen bij het verbeteren van het bezwaarproces. Haar ruime ervaring op dat gebied en bij het voeren van informele gesprekken heeft aan dat verbeterproces een boost gegeven. Sanne heeft niet alleen een ruime ervaring en gedegen kennis, maar de manier waarop zij haar werk doet is minstens zo belangrijk: met inzet, tact en vasthoudendheid. Sanne blijkt bovendien te beschikken over een niet aflatend goed humeur en energie.”

Peter Groeneveld

Teamleider, Juridisch Kenniscentrum Drechtsteden

“Onder opdrachtgeverschap van de afdeling Juridische Zaken heeft een groot veranderproces plaatsgevonden binnen het domein rechtsbescherming. Daarbij is de informele aanpak een leidend principe geworden. Sanne speelde hierbij een cruciale rol. Haar samenbindend leiderschap gecombineerd met haar know-how op het gebied van procedurele rechtvaardigheid zorgde ervoor dat binnen de gestelde deadlines alle doelstellingen zijn behaald.”

Stijn van Rooij

Afdelingsmanager Juridische Zaken, Gemeente Tilburg

“Veel dank voor jouw energieke, enthousiaste, slimme bijdrage, Sanne! Als geen ander kom jij met nieuwe inzichten. ‘Kan het anders en kan het effectiever’ zijn voor jou belangrijke drijfveren. Met wat jij ons hebt gebracht gaan wij verder. Tegelijkertijd ook veel dank voor de heel plezierige samenwerking!”

Marjolein Scheuer

Teammanager Juridische Zaken, Servicepunt71

“Sanne heeft haar werk met grote inzet en betrokkenheid uitgevoerd. In haar werkwijze valt op dat zij:
– oog heeft voor vernieuwende ontwikkelingen,
– pro-actief is,
– affiniteit heeft met het inrichten en optimaliseren van systemen en cijfers goed kan analyseren,
– de uitgangspunten van het project ‘Prettig Contact met de Overheid’ op professionele wijze in de praktijk brengt bij de informele aanpak in de bezwaarbehandeling en ook anderen daarvoor enthousiast maakt.”

Filomele Bautz

Teammanager Juridische Zaken, Servicepunt71

Jaar­programma Implemen­teer de informele aanpak

Binnen 1 jaar implementeer je de informele aanpak in jouw organisatie en het kost je maximaal een uur per dag.

  • Je kunt de werkwijze overtuigend uitdragen en weet de voor- en nadelen van de werkwijze.
  • Je organiseert draagvlak binnen jouw organisatie.
  • Je beschrijft de werkwijze binnen jouw organisatie.
  • Je bent voorbereid op weerstand vanuit de organisatie.
  • Je organiseert trainingen.
  • Je maakt hulpmiddelen.
  • Je maakt rapportages om de invloed van de werkwijze op het proces te meten.

Je krijgt een vliegende start,

  • want je krijgt toegang tot een online stappenplan waarin ik je in video’s meeneem in alle stappen en
  • voorbeelden van alle producten die nodig zijn voor een succesvolle implementatie (denk aan intranetberichten, e-mails, presentaties).
  • Daarnaast sparren we twee keer per maand telefonisch.

Dit kunnen we toch ook zelf doen?

Natuurlijk. In de praktijk blijkt alleen dat dat niet zo makkelijk is. Het lukt over het algemeen niet om de informele aanpak succesvol te implementeren naast de dagelijkse werkzaamheden. Je moet iemand vrijmaken en die gaat het wiel opnieuw uitvinden. Of je hebt kosten voor de inhuur van een vervanger van degene die de informele aanpak gaat implementeren of de werkdruk van de collega’s gaat omhoog omdat zij het werk moeten overnemen. En het inhuren van een externe om de informele aanpak te implementeren kost snel € 60.000,-.

Daarbij valt of staat een succesvolle implementatie van de informele aanpak bij het implementeren van alle praktische zaken die bij de informele aanpak komen kijken. Met het jaarprogramma kun je, voor een fractie van de kosten van het inhuren van een externe, zelf de informele aanpak implementeren. Dit kun je in 1 uur per dag (dus 365 uur), en dus naast je werk, doen omdat je het wiel niet zelf hoeft uit te vinden. Volg het stappenplan en put uit de schat aan voorbeelden en binnen één jaar is de informele aanpak succesvol ingericht in jouw organisatie.