Voor de zomer heb ik een leuke opdracht afgerond waar ik onder andere de informele aanpak heb helpen invoeren bij een grote gemeente. Bij het vinden van een nieuwe opdracht waarin ik met de informele aanpak aan de slag kan, valt me iets op.

wel zeggen, maar niet doen

Het is deze zomer twee keer gebeurd dat ik op gesprek ging voor een opdracht waarin een interim bezwaarjurist werd gezocht met kennis van de informele aanpak. De informele aanpak stond zelfs bovenaan bij de werkzaamheden die uitgevoerd moesten gaan worden. Maar, tijdens de gesprekken bleek dat de informele aanpak of helemaal niet werd toegepast of mondjesmaat als het uitkwam. De nadruk van beide opdrachten lag op productie draaien in de zin van zaken afhandelen met een beslissing op bezwaar. Dat je ook zaken kan afhandelen met de informele aanpak was bekend, hier was alleen geen ruimte voor.

‘geen tijd voor’

Na doorvragen bleek de reden voor het niet of amper toepassen van de informele aanpak te zijn dat er geen tijd voor was omdat er te veel achterstanden waren en/of de bezetting te klein was. Er werd geen prioriteit aan gegeven. Zo zonde, want de informele aanpak heeft veel toegevoegde waarde, ook bij achterstanden of een kleine bezetting.

toegevoegde waarde informele aanpak

Voor de bezwaarmaker is de toegevoegde waarde evident:

  • persoonlijk contact met de black box waar bezwaar is gemaakt;
  • invloed op de wijze waarop het bezwaarschrift behandeld gaat worden;
  • gelegenheid om al voor een officiële hoorzitting aan te geven waar het echt om gaat.

De bezwaarmaker voelt zich als je de informele aanpak goed toepast gerespecteerd, gehoord en geïnformeerd. De basis voor de bezwaarmaker om zich procedureel rechtvaardig behandeld te voelen. En als een bezwaarmaker zich procedureel rechtvaardig behandeld voelt dan kan hij zich makkelijker neerleggen bij het besluit dat is genomen. En dat betekent dat in een groot aantal bezwaren helemaal geen hoorzitting gehouden of beslissing op bezwaar geschreven hoeft te worden. Zie hier de toegevoegde waarde voor het bestuursorgaan. Uiteraard naast het toenemen van het vertrouwen van de bezwaarmaker in de overheid, het verkorten van de doorlooptijden en het verhogen van het werkplezier van de bezwaarbehandelaars.

inrichten informele aanpak bij achterstanden of kleine bezetting

Maar hoe richt je het proces slim in zodat je de achterstanden weg kunt werken en de informele aanpak in ieder bezwaar, ook bij de bezwaren die al lang liggen, toepast? En hoe richt je het proces in als je een kleine bezetting hebt? Dat kan uiteraard op verschillende manieren. Een recent voorbeeld deel ik hier graag.

voorbeeld

Bij de gemeente waar ik voor de zomer mijn opdracht heb afgerond hadden ze ook achterstanden. Ze waren 10 jaar geleden één van de pioniers van de “andere aanpak”, maar het werd niet (meer) structureel toegepast. Sommige juristen pasten de aanpak wel toe en anderen deden dit om verschillende redenen niet. Er was sprake van willekeur met betrekking tot het toepassen van de informele aanpak.
Om te voorkomen dat dezelfde situatie weer zou ontstaan, hebben we er voor gekozen om een klein groepje enthousiastelingen de informele aanpak te laten uitvoeren. Deze groep informele aanpakkers belt in ieder bezwaar en voert informele overleggen indien gewenst. Zij kunnen de informele aanpak de prioriteit geven die het verdient en hoeven niet te schipperen met hun tijd hiervoor. Is de formele weg de beste wijze van behandeling dan zet de informele aanpakker het bezwaar door naar een collega die de formele behandeling voor zijn rekening neemt.

resultaat

Deze werkwijze werkt bij deze gemeente heel goed. De informele aanpakkers vangen een groot aantal bezwaren aan de voorkant af doordat in deze bezwaren een voor alle partijen acceptabele oplossing gevonden is of omdat bezwaarmaker zich, na bijvoorbeeld een toelichting van de vakafdeling, procedureel rechtvaardig behandeld voelt en zijn bezwaar intrekt. De groep die het horen voor zijn rekening neemt, heeft hierdoor ruimte gekregen om de achterstanden die er waren weg te werken.

Ook bij een kleine bezetting kun je op deze wijze het proces inrichten. Het zwaartepunt van het proces komt aan het begin van het proces te liggen in plaats van aan het einde.

conclusie en vraag

De informele aanpak maakt niet dat geen extra inhuur meer nodig is bij achterstanden, maar waar die inhuur nu wordt ingezet voor hoorzittingen en het schrijven van adviezen en concept beslissingen op bezwaar, kan je deze ook inzetten aan het begin van het bezwaarproces zodat zowel de organisatie als de bezwaarmaker profiteren van de voordelen van de informele aanpak. De achterstanden verdwijnen ook dan, echt.

Bezwaarbehandeling zonder toepassing van de informele aanpak is in mijn ogen niet meer van deze tijd. Het is de manier om maatwerk te leveren en bij te dragen aan de ervaren procedurele rechtvaardigheid van de bezwaarmaker en zijn vertrouwen over de overheid. Ik ben heel benieuwd hoe jij dit ziet? Lukt het jou altijd om de informele aanpak toe te passen en hoe heb jij dat voor elkaar gekregen?